Stadgar för Uppsala Fotografiska Sällskap

antagna vid årsmötet 2018-02-22

Reviderade av § 7 Medlemsavgift. Första beslut vid årsmötet 2023-02-23 och andra beslut vid extra årsmöte 2023-05-25

§ 1 Namn

Föreningens namn är Uppsala Fotografiska Sällskap och benämns i detta dokument Sällskapet och får i tal och skrift tecknas UFS.

§ 2 Ändamål

Uppsala Fotografiska Sällskap är en ideell förening som har till ändamål att –företrädesvis inom Uppsala med omnejd – vara en samlingspunkt för fotografiintresserade och främja utövandet av fotografikonsten i dess olika former samt genom fotografisk bild söka bevara kulturen i kommunen, och att skapa förutsättningar för en meningsfull fritid åt föreningens medlemmar i alla åldrar.

§ 3 Förbundstillhörighet

Sällskapet kan vara ansluten till annan organisation som främjar fotografikonsten.

§ 4 Säte

Sällskapet skall ha sitt säte i Uppsala kommun.

§ 5 Sällskapets angelägenheter

Sällskapets angelägenheter handhas av en styrelse bestående av ordförande och fyra – sex ordinarie styrelseledamöter, samt två – tre styrelsesuppleanter. Till styrelsen kan medlemmar eller utomstående adjungeras enligt styrelsens bestämmande.

§ 6 Firmatecknare

Sällskapets firma tecknas av styrelsen gemensamt eller av styrelsen utsedda personer. Beslut tas enligt § 15 första och andra stycket.

§ 7 Medlemskap och avgift

Den som delar Sällskapets målsättning, och är beredd att följa dess stadgar, äger rätt att bli medlem i Sällskapet.

Sällskapet består av hedersmedlemmar och årligen betalande medlemmar.

Inträde i Sällskapet sker genom betalning av medlemsavgift. Medlemskapet varar till utgången av motsvarande kalendermånad året efter.

Ungdomar upp till och med det år de fyller 25år, familjemedlemmar, erhåller medlemskap med nedsatt avgift liksom heltidspensionärer och heltidsarbetslösa. För rösträtt vid årsmötet ska medlemmen ha reglerat alla förfallna skulder till Sällskapet och ha betalt sin medlemsavgift senast 15 februari.

Utöver medlemsavgift kan årsmötet besluta om andra avgifter och deras storlek på förslag av styrelsen.

Till hedersmedlem kan utses person vilken gjort sig synnerligen förtjänt av det eller på ett utmärkt sätt främjat Sällskapets syften. Förslag på hedersmedlem lämnas som motion in till styrelsen som sedan beslutar om förslaget ska läggas på Sällskapets årsmöte, där det fordras kvalificerad majoritet (minst2/3). Hedersmedlem är befriad från samtliga avgifter.

§ 8

Medlem äger inte rätt att utåt representera Sällskapet utan styrelsens medgivande.
Medlem som uppsåtligt bryter mot Sällskapets stadgar, eller handlar så att det skadar föreningens anseende, mål och verksamhet kan av styrelsen uteslutas ur Sällskapet. Medlemmen har då rätt att på Sällskapets nästföljande allmänna sammankomst söka ändring i styrelsens beslut.
Styrelsen ska dock, innan beslut tas, ha en dialog med medlemmen.

§ 9 Beslut

För beslut erfordras enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening som mötesordföranden företräder. Vid lika röstetal vid årsmöte ska istället, i det fall mötesordförande ej är medlem i Sällskapet, lottning ske.
Den som erlagt gällande medlemsavgift enligt §7 i dessa stadgar äger rätt att delta med en (1) röst. Hedersmedlem har rösträtt. Röstning med fullmakt är ej tillåten. Vid personval skall sluten omröstning ske om någon så begär.
Den tillträdande styrelsen äger inte rätt att delta i val av revisor och revisorssuppleant. Valbar till styrelsen är medlem som erlagt avgift enligt §7 i dessa stadgar.

§ 10 Möten

Sällskapet ska varje år hålla minst sju månadsmöten under månaderna januari — maj och september
— december eller när styrelsen anser det erforderligt. Kallelse till månadsmötena ska skickas ut senast sex dagar före mötet och ske på det sätt styrelsen beslutar. Sällskapets ordförande, eller av denne utsedd person, inleder månadsmötet och tillser vid behov att ordförande och sekreterare, samt justeringsmän, tillika rösträknare, utses av mötet.

§ 11 Årsmöte

Årsmötet är Sällskapets högsta beslutande organ och ska hållas i februari. Årsmötet väljer Sällskapets ordförande och styrelse.
Kallelse till årsmöte skall vara medlemmarna tillhanda minst tre veckor innan och då innehålla plats och tid och eventuella förslag på stadgeändringar och ske på det sätt styrelsen beslutar.
Dagordning, verksamhetsberättelse, bokslut, revisionsberättelse, förslag till budget, verksamhetsplan och motioner skall finnas tillgängliga för medlemmarna sex dagar innan årsmötet och sändas till medlemmarna på det sätt styrelsen beslutar.

§ 12 Motioner till årsmötet

Motion skall vara skriftlig och styrelsen tillhanda senast 31 januari. E-post godtas. Styrelsen skall med eget yttrande överlämna motionen till årsmötet. Endast medlemmar som erlagt medlemsavgift enligt § 7 har motionsrätt.

§ 13 Extra årsmöte

Kallelse till extra årsmöte kan ske på styrelsens förslag eller om minst en femtedel (1/5) av Sällskapets medlemmar påkallar detta och skall ske enligt § 11 i tillämpliga delar. Extra årsmöte får endast behandla den eller de frågor som föranlett dess kallande. Finner revisorerna vid sin löpande granskning skäl att kalla till extra årsmöte skall revisorerna uppmana styrelsen att så göra. Har
styrelsen inte inom 14 dagar följt revisorernas uppmaning äger revisorerna rätt att själva kalla till extra årsmöte.

§ 14 Ärenden vid årsmöte

Vid ordinarie årsmötet skall följande obligatoriska ärenden förekomma:

1. Mötets öppnande.
2. Fråga om årsmötets behöriga utlysande samt fastställande av dagordning.
3. Val av mötesordförande och mötessekreterare samt två justeringsmän, tillika rösträknare, att jämte mötesordföranden justera årsmötesprotokollet.
4. Styrelsens verksamhetsberättelse inklusive ekonomisk redovisning.
5. Revisorernas berättelse.
6. Fastställande av balansräkning och resultaträkning.
7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
8. Val av ordförande för en tid av ett år
9. Val av ordinarie styrelseledamöter för en tid av två år. Ledamöter som avses bli kassör och sekreterare bör inte väljas så att de får samma mandattid.
10. Val av styrelsesuppleanter för en tid av ett år.
11. Val av en revisor för en tid av ett år samt val av en revisorssuppleant för en tid av ett år. Revisorssuppleanten kan på begäran av revisorn delta i revisionen, men skall då även underteckna revisionsberättelsen.
12. Val av sammankallande och en eller två ledamöter i valberedning för förberedande av samtliga val vid nästa årsmöte.
13. Val av delegater, jämte ersättare, till de stämmor och årsmöten som Sällskapet avser delta vid under verksamhetsåret, för en tid av ett år, eller ge styrelsen bemyndigande att utse delegater senare.
14. Övriga val som årsmötet beslutar.
15. Motioner
16. Officiella skrivelser och rapporter.
17. Beslut om fördelning av arvoden och ersättningar för kommande verksamhetsår.
18. Styrelsens förslag till budget för kommande verksamhetsår.
19. Fastställande av avgifter för kommande verksamhetsår.
20. Beslut om styrelsens förslag till verksamhetsplan. Verksamhetsplanen skall följa budgeten.
21. Mötets avslutande.

§ 15 Styrelsen

• Inom två veckor efter årsmötet skall styrelsen hålla ett konstituerande möte där styrelsen inom sig utser vice ordförande, sekreterare och kassör, om dessa ej blivit valda av årsmötet.
• Vid ett konstituerande möte som äger rum i omedelbar anslutning till årsmötet räcker det med muntlig kallelse omedelbart efter årsmötet om de som skall föreslås bli vice ordförande, kassör och sekreterare är närvarande. På mötet får då endast tas beslut om styrelsens konstitution samt vilka som får teckna sällskapets firma.
• Styrelsen utser vid behov kommittéer och utskott.
• Kallelse till styrelsemöte skall ske av ordförande och vara styrelseledamöterna tillhanda senast en vecka före styrelsemötet. Kallelse sänds för kännedom även till suppleanter, sektionsledare, gruppledare, revisorer, valberedning och eventuella kommitéordföranden.
• Suppleanter har närvaro- och förslagsrätt på styrelsemöten och rösträtt i det fall de ersätter en ordinarie ledamot.
• Utöver kallelsen skall föredragningslista jämte relevanta handlingar biläggas.
• Styrelsen sammanträder minst fyra gånger årligen eller när så erfordras. Styrelsemöte kan ske med elektroniska hjälpmedel som e-post, telefon eller dylikt.
• Styrelseledamot som ej har möjlighet att närvara vid styrelsemöte, personligen eller med elektroniskt hälpmedel, meddelar ordförande detta. Ordförande kallar då suppleant.
• Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av styrelsens ledamöter ar närvarande. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst.
• Vid styrelsemöte, efter särskild kallelse av styrelsen, kan annan sakkunnig närvara med yttrande- och förslagsrätt.
• Styrelsen är kollektivt ansvarig för föreningens tillgångar samt att medlemmarnas personuppgifter hanteras i enlighet med gällande föreskrifter

§ 16 Sektioner

Styrelsen kan besluta, efter begäran från tre medlemmar, att en sektion, grupp eller liknande, för viss verksamhet skall bildas. Styrelsen beslutar på förslag från dessa vem som skall vara sektionsledare. En sektion ansvarar för den egna verksamhetsplaneringen samt håller styrelsen informerad om verksamheten i den omfattning styrelsen begär. Sektionsledaren lämnar på uppmaning uppgift om medelsbehov inför budgeteringen samt deltar efter kallelse vid styrelsemöten och har där förslagsrätt i frågor som rör sektionens verksamhet. Behov av inköp skall i förväg meddelas kassör eller ordförande för godkännande. Dessa kan välja att låta beslutet anstå till nästkommande styrelsemöte.

§ 17 Verksamhetsår och revision

Sällskapets verksamhetsår är 1 januari – 31 december. Senast den 31 januari skall Sällskapets räkenskaper, protokoll jämte övriga handlingar som anses erforderliga för revisionen, överlämnas till revisor för granskning. Revisionsberättelsen lämnas till styrelsen senast den 15 februari. Revision skall även utföras om det sker skifte på kassörsposten under verksamhetsåret.

§ 18 Ändring av stadgar

For ändring av dessa stadgar erfordras beslut härom vid två på varandra följande möten varav minst ett skall vara ordinarie årsmöte och det andra kan vara extra årsmöte. Förflyter mindre tid än nittio (90) dagar mellan besluten krävs tvåtredjedels (2/3) majoritet vid det sist hållna mötet. I kallelsen till mötena skall framgå att en eller flera punkter på dagordningen gäller stadgeändring samt föreslagen lydelse.

§ 19 Sällskapets upplösning

Skulle fråga om Sällskapets upplösning uppstå skall Sällskapets medlemmar meddelas senast sex veckor innan utlyst möte. Beslut om upplösning skall fattas vid två på varandra följande möten, varvid erfordras en majoritet av minst tvåtredjedelar (2/3) av de avgivna rösterna på båda mötena.
Vid beslut om Sällskapets upplösning skall dess tillgångar fördelas enligt förmånsrätt. Uppkommer därefter överskott skall detta tillfalla sammanslutning eller organisation som verkar för fotografins utveckling inom Uppsala kommun. Beslut om tillgångarnas fördelning skall fattas samtidigt med beslut om Sällskapets upplösning.

Stadgarna för Uppsala Fotografiska Sällskap antogs första gången 1941.
Dessa omarbetade och delvis nya stadgar antogs med ett första beslut på årsmötet 2017-02-23 med tillägg och ändringar, vilka har inarbetats i stadgarna ovan.